BitFaktura.cz: zrcadlo svého uživatele

Online fakturace je mezi podnikateli oblíbená, ale její zpoplatnění vyvolává negativní reakce. Kupříkladu silné nevole se svého času dočkal iDoklad, když vysoko zvedl ceny i základního tarifu, a tak se stal pro mnoho drobných živnostníků prakticky nedostupným. V rámci hledání alternativ jsme se podívali na řešení BitFaktura.cz, které skrývá nejednu výhodu. Zaujme i vás?

 

BitFaktura se od prvního pohledu spoléhá na jednoduché a intuitivní podání. K okamžité registraci postačí email a nastavení hesla, posléze až ověřit emailovou adresu. Vytvoří se účet na volitelné [subdoméně].bitfaktura.cz. Následuje Rychlé nastavení s volbami možností, které jsou nejbližší uživatelovu způsobu fakturace, účtování a podnikání (kupř. Online prodej, Přístup pro účetní, QR kódy). Nad nastavením netřeba hloubat – vše lze později upravit. 

Výchozí obrazovka je opět co nejjednodušší. Nabízí okamžitý přístup do nejpoužívanějších funkcí programu – jejich počet závisí na potřebách podnikatele. Mohou zde být přítomny jen faktury – stejně tak celá šíře dokumentů, Příjmy, Výdaje, Sklady a Účetnictví. Rozhraní je plně responzivní, snadno ovládatelné i na smartphonech. Lokalizovaná mobilní aplikace bude dostupná začátkem roku 2020. 

 

Fakturace BitFakturou

TurboFaktura

Nejrychlejším způsobem fakturace je TurboFaktura (na obrázku v responzivní verzi webu). Stačí zadat email, fakturovanou položku a částku – a následně:

1. na faktuře se dopočítá DPH dle nastavení účtu;
2. odešle se email zákazníkovi, který může doplnit vlastní údaje – ovšem fakturant je mezitím může doplnit sám – i za pomoci doplnění údajů z ARES; 
3. zákazník má možnost fakturu rovnou stáhnout v PDF – a pokud využívá BitFakturu, může ji zařadit mezi Výdaje; 
4. na straně fakturanta je faktura zařazena mezi ostatní faktury a podrobena další práci (sledování splatnosti, zařazení do Příjmů atd.) 

Běžná fakturace

Běžná faktura je nejpropracovanější položkou BitFaktury. Jednotlivá okénka lze vyplňovat natvrdo, z formulářových záznamů i z databází účtu. Údaje odběratele je možno načíst z ARES (tj. Administrativní rejstřík ekonomických subjektů Ministerstva financí ČR). 

Položky faktury lze opět doplňovat natvrdo, z webových formulářů i z databází účtu, přičemž natvrdo vyplněné položky se stávají položkami databáze Produkty. 

Běžné políčka doplňují Forma úhrady, Stav faktury, Zaplaceno (výše aktuální úhrady faktury), Číslo objednávky, možnost vystavení faktury v druhém jazyce včetně konverze měn, poznámky (viditelné či neviditelné při tisku) a přílohy.

Pravidelná faktura a doklady s fakturací spjaté

Pravidelná faktura slouží opakované fakturaci. Je jí možno definovat ručně, stejně jako na základě již vystavené faktury. Krom obecných charakteristik je možno určit: 

• datum prvního/posledního vystavení; 
• frekvenci; 
• omezení na pracovní dny; 
• automatické odeslání emailu zákazníkovi a notifikace fakturantovi.

BitFaktura nabízí i další doklady přímo spjaté s fakturačním procesem: objednávky, zálohové faktury, opravné doklady (dobropisy), opravné doklady daňové, faktury v cizí měně, neúčetní a jiné doklady. Práci s nimi usnadňují operační principy totožné s rozhraním faktury – to jest:

• různé možnosti vkládání (natvrdo, z webového formuláře, z databáze uživatelského účtu, z ARES); 
• nutné položky rozšířené o další možné položky a pole volného využití (viditelné i neviditelné poznámky); 
• kontrola nezbytných položek; 
• propisování natvrdo zadávaných údajů do odpovídajících databází; 
• překlad jazyka a konverze měn vytvářeného dokumentu. 

Podpůrné databáze

Nejen fakturaci, ale i skladové evidenci a účetnictví slouží podpůrné databáze Zákazníci, Produkty a Platby. Databáze je možno plnit ručně a za pomoci ARES, nicméně jejich extrémní výhodou je automatické plnění databází z vytvářených dokladů. To ocení každý živnostník a každá firma, v níž se nedostává pracovních sil na vyplňování nesčetných zákazníků, produktů, jejich vlastností a poznámek k nim. Díky této automatizaci se databáze snadno naplní v průběhu vystavování dokladů sama => a následně slouží k ještě větší efektivitě aplikace BitFaktura.

Položky je možno vytřídit dle požadovaných parametrů, a to sice: 

• přímým textovým hledáním; 
• vyhledávacími filtry; 
• filtry charakteristik a pomocí štítků a
• seřazovacími filtry (mj. aplikovanými v hlavičce tabulky databáze).

Skladová evidence

Skladová evidence rozšiřuje databázi Produkty, a to sice o:

• doklady: příjemky, výdejky, externí, interní, objednávky, rezervace, opravy; 
• skladový přehled – tedy skladovou evidenci jako takovou; 
• interaktivní rozhraní umožňující další práci s konkrétní položkou:
  • vystavení faktury; 
  • vystavení obdobného dokladu; 
  • tisk dokladů včetně tisku etiket pro zboží na skladě (s cenami i bez cen); 
  • přechod k dalším skladovým operacím s danou položkou.

Modul opět nabízí vysoce interaktivní prostředí snadného přechodu od dokladu k faktuře či od položky dokladu k detailu produktu. Samozřejmě vytváří následné zápisy dat, vytváří evidenci a vede přehled. A co potěší všechny, kteří nemusí využívat přímo skladovou evidenci je to, že ji fakticky mají k dispozici v zjednodušené podobě databáze Produkty.

Příjmy, výdaje a jejich další využití

Faktury v rámci logiky aplikace nejsou jen mrtvými položkami, nýbrž je BitFaktura dále zpracovává. Proto pod položkami Příjmy a Výdaje najdeme databázi příjmových faktur a dalších dokladů a faktur evidujících výdaje. Databáze umožňují snadné vyhledávání v dokladech, jejich seřazování i administrativní práci se stavem faktury – tj. změnu označení či snadné zaznamenání faktur po splatnosti. 

Přímo v Příjmech a Výdajích nechybí ani základní přehled o stavu příjmů a výdajů v podobě informace o množství dokladů a jejich úhrnné částce. Období úhrnu si přizpůsobíme v levém panelu. 

Pokročilejší zpracování dat pak najdeme v sekci Reporty – Seznam reportů. Zde najdeme 

• přehledy obecné a ekonomické – kupř. bilance zákazníků, přehledy marží, příjmy a výdaje spárované s kategoriemi produktů; 
• shrnutí skladových operací; 
• vedení pokladny; 
• i souhrny, které lze využít pro různé formy účtování, odlišující výdaje od nákladů, tržby od příjmů apod.

BitFaktura v úhrnu

BitFaktura je plně funkční online fakturační nástroj. Efektivní fakturaci dále umocňuje okamžité vytváření databází bez nutnosti jejich předchozího plnění, snadné přechody od dokladu k položkám databází, nabídka vyplnění údajů z webových formulářů, databází programu či třeba z ARES. Je možno přizpůsobit číslování jednotlivých dokladů, zvolit preferovaný vzhled faktury, obrandovat, obohatit o QR kód či prvky okamžitých plateb a navázané notifikace. Program navíc pomůže i s administrativou faktur – dohlédne na splatnost a zašle upomínky.

Fakturaci je možno doplnit i dalšími funkcemi a moduly. BitFaktura nabízí už v základu vytváření celé řady návazných dokladů a zjednodušenou evidenci produktů. Modul Správa skladů nabízí zevrubnou skladovou evidenci. Reporty zase usnadní udržování přehledu o zdraví firmy a ekonomické rozhodování. 

Další funkcionality jsou implementovány za pochodu – ostatně BitFaktura vstoupila na český trh v březnu 2019 a od té doby horlivě lokalizuje. Funkce, které se v prostředí zobrazují, jsou plně funkční. Postupně přibývají další funkcionality a prvky komplexních modulů, jak se jim dostává pozornosti lokalizačního týmu. 

Hlavní výhody BitFaktury

• Škálovatelnost. BitFaktura je zrcadlem svého uživatele. Může sloužit k vystavení jediné faktury položkami zadávanými natvrdo stejně dobře jako k vystavení faktury z databázových položek, nastavení okamžité platby, notifikace, začlenění faktury do příjmů, upravení skladových zásob, zahrnutí do ekonomických i účetních souhrnů vč. vygenerování reportů a grafů vývoje;
• Cena. Základní tarif je na úrovni jedné čtvrtiny ceny konkurence z řad fakturačních řešení – o komplexnějších nástrojích nemluvě. Přitom i základní tarif nabízí neomezené faktury, produkty, zákazníky, customizaci faktury, import a export dat, napojení na ARES, reporty, grafy, veškerou obsluhu fakturace, výhody multijazyčného pojetí, kontrolu plateb, automatické upomínky, API a integraci s eshopem. Přitom lze ještě aplikovat množstevní slevy (co rok programu, to 10 % slevy – max. 4 roky), slevy pro startupy, slevy za propagaci, affiliate formou slev; 
• Komplexní zpracování, které se promítá v prvcích, jako jsou vysoká provázanost a interaktivita prostředí, implementace okamžitých plateb, generování reportů, import a export dat, možnost přístupu pro účetní a podporu, návaznost na platební brány, banky, eshopové platformy, aplikační řešení; 
• Zabezpečení – několik úrovní přístupových práv, upozorňování na změny bankovního účtu, veškerá připojení zabezpečená SSL, denní zálohy dat, možnost omezení přistupujících IP adres, dvoufázová autentizace (mailem či přes autentizační appku typu Google Authenticator).

BitFaktura je velmi zajímavou alternativou všem šablonovitě postaveným řešením, která jsou schopna nabídnout jen 4 varianty produktu. Komplexnost aplikace roste s uživatelem: od prvních faktur vystavených natvrdo přes položkové faktury využívající databáze a skladovou evidenci až po faktury velkého byznysu, které má na starosti samostatný fakturant. A to vše při počáteční investici 39 kaček měsíčně.

 

Daniel Beránek, 31.10.2019 14:47

 

 

 

	AVG Antivirus Business Edition: sofistikované zabezpečení s rozhraním šitým na míru uživateli Jelikož se Microsoft Defender v posledních testech AV-TEST moc nevedlo v šetrnosti vůči operačnímu systému, podrobili jsme v redakci testům některé z jeho konkurentů. Abychom nezapomněli na byznys segment uživatelů, padla volba recenze na AVG Antivirus Business Edition, který se hodí...
	Věříte Opeře? No možná byste neměli... Opera bývala technologickým etalonem prvního věku prohlížečů. Disponovala synchronizací, RSS čtečkou a vlastním mailovým klientem v době, kdy si o tom mohly ostatní prohlížeče tak leda nechat zdát. To se však změnilo v době, kdy přestala být...
	System Mechanic: drahý i zadarmo Optimalizátory Windows se netěší dobré pověsti mezi lidmi, jejichž schopnosti překračují zapnutí a vypnutí počítače. Nutno poznamenat, že to není vždy oprávněné. Často umí uživateli zpřístupnit to, co se jinak ukrývá v hloubi...
	Bitdefender Internet Security ladí detaily Bitdefender se už dávno probojoval mezi nejlepší antiviry. Navíc s úspěchem čelí i nejnovějším hrozbám v podobě nových mutací počítačových červů či agresivních botnetů. Úkolem vývojářů jeho uživatelských...